1. Cómo nos organizamos
1. Organización del equipo
En este apartado compartiremos nuestra organización básica a distintos niveles. Por un lado, hablaremos de cómo organizamos el trabajo en base a los objetivos. Bajaremos un escalón para hablar de qué tipo de reuniones realizamos para coordinar y organizar nuestro caudal de trabajo y daremos pistas sobre la manera en la que organizamos un proyecto concreto.
1.1 Semana, mes, trimestre, año
En el equipo trabajamos en torno a objetivos. Distinguimos cuatro tipo de objetivos en función de su dimensión: anuales, trimestrales, mensuales y semanales.
Definimos estos objetivos siguiendo los principios SMART, es decir, deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y definidos en un tiempo específico. Nótese que usamos una variante diferente a la establecida por George T. Doran, sustituimos asignables por alcanzables y realistas por relevantes, ya que, para nosotros, es fundamental que esos objetivos tengan impacto y nos acerquen a las metas que queremos alcanzar. Además, es fundamental que todos los objetivos cumplan este criterio porque nos obliga a dejar a un lado los objetivos aspiracionales y reducir el autoengaño y la autocomplacencia.
Cada vez que definimos nuevos objetivos o se actualizan los anteriores se comparten con todos los integrantes del estudio para hacerlos partícipes. Esto nos permite estar alineados y compartir la visión del estudio.
Por último, tenemos claro que vivimos en tiempos de cambio constante. Debido a esto, cada trimestre revisamos los objetivos anuales tanto para ver si hemos perdido foco como para actualizarlos en función de las nuevas necesidades que hayan podido surgir. Esto nos permite actuar de forma más rápida ante los cambios y hacer que los objetivos anuales no pierdan sentido a lo largo del tiempo.
Objetivos anuales
Los objetivos anuales son ambiciosos. Su función es definir dónde queremos estar en un año. Estos objetivos están relacionados con nuestro rendimiento, propuesta de valor, estrategia y posición competitiva.
Con los objetivos anuales marcamos la meta pero no el camino. Son abstractos, y por ello los revisamos y concretamos trimestralmente mediante objetivos más pequeños y medibles.
Objetivos trimestrales
Cada tres meses, se realiza una reunión para definir los objetivos del siguiente trimestre y sus KPIs correspondientes. En esta reunión, revisamos si hemos cumplido los objetivos del trimestre anterior, analizamos el estado actual de la empresa y hacemos un seguimiento de los objetivos anuales para ver si es necesario actualizarlos. Con este análisis obtenemos una visión más clara de los aspectos en los que debemos poner el foco y que datos determinarán si hemos cumplido las metas que esperamos.
Objetivos mensuales
Los objetivos mensuales surgen para simplificar los objetivos trimestrales, transformando estos en acciones a realizar. A principio de cada mes tiene lugar una reunión en la que organizamos el trabajo, definimos los objetivos del mes y establecemos prioridades. La planificación mensual nos ayuda a tener una visión más amplia que a una semana para eludir posibles problemas del futuro y optimizar recursos y tiempo.
Objetivos semanales
En el día a día del estudio trabajamos con objetivos semanales coordinando intereses y equipos. Para organizar y compaginar los distintos equipos y proyectos con los que trabajamos, adaptamos la metodología Scrum a nuestro trabajo, realizamos plannings, dailies y retrospectivas para gestionar tanto cada proyecto, como el equipo.
1.2 Meetings
A la hora de reunirnos seguimos una metodología ágil. Establecemos objetivos claros y directos para cada reunión, y evitamos en todos los casos establecer comités. Consideramos que lo más valioso es el tiempo y nos tomamos en serio el respetarlo.
1.3 Planning semanal
Reunión semanal en la que se analiza el estado de los proyectos y se fijan los objetivos a alcanzar y tareas a completar durante la semana.
Planning Equipo
Reunión que se realiza los lunes en la que están presentes todos los miembros del equipo. En la Planning del estudio se analiza el estado de los proyectos que se están realizando. Este análisis incluye:
Cómo fue la semana anterior
Cómo se presenta la semana que comienza
Bloqueos que puedan haber surgido
Planning Proyecto
Cada responsable de proyecto tiene una reunión con los miembros del equipo que formen parte de dicho proyecto. En ésta, se deben determinar qué tareas del Backlog se van a completar en el Sprint que comienza, pasando estas de Backlog a Sprint Backlog.
1.4 Geekbot daily meeting
La daily se completa todos los días por todos los miembros del equipo. La daily es una forma de recapitular sobre todo lo que se ha hecho el día anterior, los objetivos para ese día y los posibles bloqueos que se han encontrado.
Para realizarla, utilizamos el bot de Geekbot para Slack:
Geekbot nos permite realizar la daily de forma sencilla y asíncrona, mediante 4 preguntas que se envían directamente al canal #daily del Slack que usamos en el equipo. Te pregunta cómo estás, qué se hizo el día anterior, cuáles son las tareas planteadas a completar en el día y si has encontrado algún bloqueo. Esta forma de hacer la daily nos aporta flexibilidad, ya que:
Cada miembro del equipo puede elegir en que momento completarla.
No es necesaria la presencia de todos los miembros del equipo para llevarse a cabo.
Al poder acceder a ella fácilmente en Slack, todos los miembros del equipo tendrán conocimiento de la daily de sus compañeros.
Para asegurarnos que todas las personas del equipo están al tanto y conozcan en qué se está trabajando, se deben leer las dailies del resto de miembros del equipo. Para marcar que se ha leído la daily de un compañero se reacciona con un ✅ al mensaje generado por Geekbot en el canal #daily.
Preguntas para completar la daily
✏️ Estas preguntas las lanza Geekbot automáticamente a la hora que fijemos o al utilizar el comandoreport.
Para contestar a las preguntas utilizamos la plantilla que se muestra a continuación, así se consigue unificar las respuestas de todos los miembros del equipo.
¿Qué hiciste ayer?
Nombre del proyecto 1
✅ Tarea completada
➕ Tarea realizada que no estaba contemplada al inicio del día anterior.
❌ Tarea no completada (Se debe explicar los motivos por los que no se completó, para dar información al resto del equipo)
⚙️ Tarea en proceso (exclusivo para tareas de larga duración que no pueden ser divididas)
Nombre del proyecto 2
✅ ...
¿Qué vas a hacer hoy?
Nombre del proyecto 1
Tarea a realizar
Tarea a realizar
Tarea a realizar
Nombre del proyecto 2
...
¿Cuándo estará listo?
Al tratarse de una daily todas las tareas que se programan para el día deberían ser completadas. Sin embargo, puede haber tareas que requieran más de un día de realización. Esta pregunta nos da la oportunidad de concretar cuando esperamos acabarlas, de forma que el proyecto no quede bloqueado.
¿Has encontrado algún bloqueo?
Cuéntale al equipo que bloqueos te encontraste el día anterior y menciona a las personas que te pueden ayudar a solucionarlo.
Recuerda: para mencionar a una persona el Slack basta con poner el símbolo de arroba (@) seguido del nombre de usuario que utiliza esa persona.
1.5 Retrospectivas
Las retrospectivas nos sirven para analizar el trabajo realizado, nos ayudan a mejorar potenciando lo que ha ido bien y poniendo foco en lo que ha ido mal para proponer ideas que nos ayuden a solucionarlo.
Retrospectiva Proyecto
Reunión en la que participan todos los miembros de un proyecto. El responsable de cada proyecto es quien debe convocar a todos los miembros que participan en él para para analizar qué ha ido bien, qué ha ido mal y cómo se puede mejorar en el siguiente sprint.
Retrospectiva Equipo
Reunión que tiene lugar al final de cada mes para distinguir qué cosas han ido bien para mantenerlas y fomentarlas, qué ha ido mal para poner foco en solucionarlas, y cómo se puede mejorar. En la retrospectiva del equipo estarán presentes todos los miembros del equipo.
2. Organización de un proyecto
2.1 Líder de proyecto
Consideramos que tener una persona que lidere un proyecto es muy importante al trabajar con distintos proyectos simultáneamente. Cada uno de nuestros proyectos cuenta con un líder que ayuda a que el proyecto alcance la máxima calidad.
El líder de proyecto supervisa y coordina los objetivos, las tareas a realizar y a los miembros del equipo que participan en el proyecto. Es el responsable último de la producción, coordinación y el trato con el cliente y es quién fija las reuniones con él para mostrarle los avances y mantenerle al día. Su papel es fundamental.
2.2 Project management
La organización del proyecto se realiza por parte del equipo, recayendo su gestión sobre el responsable del proyecto. Para coordinar el proyecto y sus tareas, contamos con herramientas como Asana y Notion que nos permiten documentar, organizar y monitorizar cada trabajo.
Asana nos permite visualizar el roadmap y las tareas que hay que realizar de un proyecto, mientras que en Notion está toda la documentación necesaria para que cualquier persona del equipo pueda llevar a cabo las actividades de un proyecto.
Aunque existe un grado de jerarquía en el estudio, intentamos que sea más o menos difusa. Todos los implicados en un proyecto tratan directamente con el cliente en mayor o menor medida. La transparencia y la transversalidad y horizontalidad son dos de las claves de nuestro enfoque.
2.3 Gestión de tiempos
Al inicio de cada proyecto, se realiza un Kick-off meeting donde participa el equipo del cliente, el responsable del proyecto y las personas de mendesaltaren que trabajarán en él. En esta reunión inicial se establece el objetivo de negocio que se quiere alcanzar y qué es lo que se espera del proyecto. También se comparte un roadmap claro.
Al trabajar con sprints semanales, lo normal es ir compartiendo con el cliente semana a semana nuestros avances. Esta periodicidad podrá variar en función de las necesidades del cliente y el proyecto. Es muy importante definir claramente los objetivos de una reunión o presentación, así como ir al grano. De esta forma evitaremos el diseño por comité y hacer perder el tiempo a compañeros y stakeholders.
Habitualmente, tras cada revisión con el cliente es el momento de aplicar el feedback que haya surgido.
3. Organización de archivos
3.1 Introducción
Dropbox es la herramienta que utilizamos en el equipo para gestionar los archivos, es el lugar donde se encuentran los entregables, los archivos y los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto.
La estructura básica presente en Dropbox es la siguiente:
Estudio
En Estudio se encuentran todos los recursos relacionados con el estudio.
Proyectos
Proyectos contiene todos los proyectos activos y completados realizados por el estudio.
Recursos
Recursos contiene todos los recursos que pueden ser de utilidad en el diseño de los proyectos, pero no están enfocados a ninguno en concreto.
3.2 Proyectos y estructura de carpetas
Documentamos cada proyecto en una carpeta distinta. Todos los proyectos siguen la misma nomenclatura para que puedan ser ubicados fácilmente:
id
Numeración del proyecto. Los ids están formados por dos dígitos, empezando en el 00. Los ids se generan a partir de números consecutivos, que se establecen según el orden en el que se iniciaron los proyectos, de tal forma que los proyectos más antiguos tienen un número menor y los más recientes un número más alto.
00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 ...
Nombre del Proyecto
El nombre del proyecto se corresponde normalmente con el nombre de la empresa. Siempre los ponemos en mayúscula y si es un nombre compuesto usamos espacios para separar las palabras.
Por ejemplo:
👆🏻 Esta nomenclatura nos facilita que los proyectos estén ordenados por la fecha en la que fueron creados.
Todos los proyectos cuentan con la misma estructura y organización:
00_assets
Elementos relativos a la marca.
01_product-definition
Documentos y archivos relacionados con la exploración y definición del producto.
02_product-design
Archivos relacionados con el diseño de producto. Aquí deben estar todos los documentos y archivos desde el UX (como Arquitectura de Información, User Personas y los Wireframes) hasta su interfaz.
03_output
Debe contener todos los archivos y documentos que estén listos para entregar al cliente. Todo lo que se le entrega al cliente debe estar en esta carpeta. Estos pueden ser PDFs, explicaciones, archivos de Sketch, vídeos, imágenes, etc.
✏️ Esta estructura sirve de base para empezar a trabajar. La organización debe adaptarse a la lógica del proyecto. Si una carpeta corresponde a un servicio que no se va a realizar, debería borrarse y adaptar el resto al nuevo orden.
3.3 Nomenclatura
Para tener los archivos organizados y saber fácilmente qué contienen, los nombramos haciendo referencia a la ruta de su directorio. Este es es el esqueleto de nuestra nomenclatura de archivos:
id Proyecto + Nombre proyecto
Para identificar la carpeta y la ruta del archivo rápidamente.
id archivo
Corresponde con el id de la subcarpeta que lo contiene.
Puede ser: 00 para assets, 01 01_product-definition, 02_product-design, 03_output. Obviamos el nombre de la subcarpeta y usamos solo el id.
Tipo de archivo.
Corresponde con la fase que se lleva a cabo en el archivo: UI, UX, Design System, Branding, Prototype.
Plataforma.
Corresponde con la plataforma para la cual se está diseñando: web (Desktop o Mobile) o app (iOS o Android).
Por ejemplo:
Esta nomenclatura se puede trasladar a las distintas herramientas que utilizamos en mendesaltaren, la 💡 idea es que los archivos de todas las herramientas mantengan el mismo nombre y jerarquía para que cualquier persona del equipo pueda encontrarlo fácilmente.
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