Asana

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En Asana está reflejado el roadmap de cada proyecto y las tareas a realizar. Asana nos permite tener esta información organizada de forma clara y sencilla para utilizarla en el día a día por todos los miembros del estudio.

1. ¿Cómo trabajamos en Asana?

1.1 Proyectos

Para cada proyecto mantenemos su id y su nombre, para mantener la consistencia a través de todas las herramientas que utilizamos.

[id Proyecto]_[Nombre del Proyecto]

Por ejemplo, si crearamos un nuevo proyecto en Asana para Playtomic:

  • id proyecto → 19

  • Nombre del proyecto → Playtomic

19_Playtomic

✏️ Para conocer más sobre como nos organizamos y cual nomenclatura de archivos que seguimos puedes encontrarlo en 1. Cómo nos organizamos.

Cada proyecto tiene su propia sección donde están:

  • Tableros

    Permiten visualizar tareas.

  • Timeline

    El timeline representa el roadmap del proyecto. Este roadmap se establecejunto con el cliente en la propuesta.

  • Calendar

  • Conversations

  • Progress

    Permite ver las tareas que se han completado y las que quedan por hacer.

  • Files

    Permite ver todos los archivos adjuntados a las tareas.

1.2 Tableros

Los tableros contienen las tareas. Las tareas a realizar las definimos al inicio del proyecto y las vamos desgranando y complementando estas según se va avanzando.

Un tablero se forma por columnas y tareas. Las columnas representan el estado en el que se encuentra una tarea. Para nosotros las tareas pueden tener 5 estados distintos: Backlog, Sprint Backlog, In progress, QA, Completed.

  • Backlog

    Al inicio de un proyecto se añaden a Backlog todas las tareas derivadas de las funcionalidades y servicios acordados con el cliente en la propuesta.

    Todas las nuevas tareas que surgan a lo largo del proyecto, se incluirán a esta columna, para posteriormente decidir cuando se van a llevar a cabo.

  • Sprint Backlog

    Cada lunes, en la Planning semanal nos reunimos todo el equipo para concretar que tareas se completaran de la semana y definir el alcance.

✏️ Puedes conocer más sobre nuestra organización en 1. Cómo nos organizamos.

  • In progress

    Para poder coordinarnos, es muy importante que cuando un miembro del equipo comienza una tarea determinada, la mueva a esta columna. Esto permite al resto del equipo conocer qué tareas se están realizando.

  • QA

    Cuando se completa una tarea, esta pasa a QA para poder ser revisada por el líder del proyecto.

  • Completed

    En esta columna se sitúan todas las tareas completadas y revisadas por el responsable del proyecto. Esto asegura que todas las tareas han sido completadas con éxito.

1.3 Tareas

Cada proyecto se descompone tareas globales que corresponden con los servicios y funcionalidades a realizar. A su vez, cada tarea global la desgranamos en tareas más pequeñas que nos ayudan a completarla.

Para que las tareas realmente ayuden en nuestro flujo de trabajo, debe describir la acción que implica realizar. Nosotros, definimos las tareas con acciones.

Un ejemplo sería, en lugar tener una tarea llamada Sistema de diseño:

  • Documentar Sistema de Diseño

  • Crear Sistema de Diseño

Esto permite que la persona a quien se le asigne la tarea sepa qué es lo que tiene que realizar.

Además de contar con un nombre descriptivo, Asana nos permite detallar las tareas con:

  • Nombre

  • Descripción

    La descripción nos permite incluir detalles necesarios para que cualquier persona que no sepa nada del proyecto pueda completarla.

    Para dar contexto a una tarea:

    • Se pueden mencionar a personas o a otras tareas mediante @.

    • Incluir enlaces importantes

    • Subir archivos

      Si se cambia el deadline de una tarea incluimos en la descripción el porqué del cambio y se notifica a las personas correspondientes.

  • Proyecto al que pertenecen

  • Deadline

    El deadline debe ser realista y objetivo teniendo en cuenta los objetivos del proyecto, y el resto de las tareas marcadas.

  • Persona encargada

    Cada tarea únicamente puede estar asignada a una persona. Y todas las tareas deben estar vinculadas a la persona que debe llevarlas a cabo. Es el líder del proyecto el que asigna la tarea a un miembro del proyecto.

  • Followers

    Como cada tarea solo puede estar asignada a una persona en concreto, se incluyen followers de la tarea cuando implique a varias personas. Al ser follower se reciben notificaciones cuando su estado cambie.